Modificări în privința utilizării semnăturii electronice și activității microîntreprinderilor, prevăzute acum și în Codul Muncii

În ultimul an ai trecut probabil la digitalizarea multor servicii în relațiile cu angajații astfel încât să nu mai fie nevoie ca aceștia să vină la sediul companiei să semneze acte importante. Crearea semnăturii electronice în deplină legalitate a fost o prioritate care ți-a permis să asiguri distanțarea fizică în companie, dar și să depui în timp util documentele necesare obținerii unor facilități din partea statului, precum șomajul tehnic. Acum semnătura electronică a fost reglementată în domeniul relațiilor de muncă prin Ordonanța de urgență nr. 36 publicată în Monitorul Oficial nr. 474 din 06.05.2021.

Ioana Dobre, Consultancy Manager la compania de consultanță în resurse umane BIA HR, îți spune care sunt prevederile legale, precum și ce completări și modificări aduce prezenta ordonanță în Codul Muncii, în Legea nr. 81/2018 privind reglementarea activității de telemuncă și în Legea securității și sănătății în muncă nr. 319/2006. De asemenea, Ioana Dobre detaliază și modificările și completările la prevederile din Codului Muncii referitoare la microîntreprinderi care acum nu mai sunt obligate să întocmească Regulamentul Intern și fișele de post.

 

Semnătura electronică calificată poate fi folosită pentru toate documentele din domeniul relațiilor de muncă   
Semnătura electronică calificată a apărut ca o necesitate în timpul pandemiei pentru a facilita semnarea actelor adiționale pentru trecerea la telemuncă, precum și a unor documente din domeniul sănătății și securității în muncă. Ordonanța de Urgență nr. 36 extinde practic folosirea semnăturii electronice pentru toate relațiile de muncă, aceasta putând fi utilizată încă de la încheierea contractului individual de muncă:

 Angajatul și angajatorul pot opta să utilizeze la încheierea contractului individual de muncă/actului adițional la contract, după caz, semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului.

 Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii, se arată în OUG nr. 36/2021.

Angajatorul și angajatul trebuie să folosească același tip de semnătură

Un aspect foarte important de reținut este că la încheierea contractului individual de muncă/actului adițional la contract sau a altor documente emise în executarea contractului individual de muncă, după caz, părțile trebuie să utilizeze același tip de semnătura, respectiv semnătura olografă sau semnătură electronică avansată sau calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat.

Angajatorul are obligația de a anunța a priori procedurile privind utilizarea semnăturii electronice

Angajatorii au obligația de a informa persoanele selectate în vederea angajării sau salariații cu privire la procedurile privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate însoțite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului. Obligația de informare se consideră îndeplinită de către angajator la momentul semnării contractului individual de muncă sau a actului adițional, după caz.

S-a modificat definiția telemuncii, prin eliminarea unor condiții

Legea 81 din 2018 privind reglementarea activității de telemuncă definea inițial telemunca drept o formă de organizare a muncii prin care salariatul, în mod regulat și voluntar, își îndeplinește atribuțiile specifice funcției, ocupației sau meseriei pe care o deține, în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, cel puțin o zi pe lună, folosind tehnologia informației și comunicațiilor.

În noul context, în care telemunca este o soluție de lucru pe termen lung, a fost nevoie să se elimine prevederea că telemunca poate fi realizată cel puțin o zi pe lună, precum și obligativitatea de a se menționa în contractul de muncă locul desfășurării activității de telemuncă, aceasta fiind o prevedere pentru munca la domiciliu.

Ordonanța nr. 36 vine așadar cu o clarificare a definiției telemuncii : „formă de organizare a muncii prin care salariatul, în mod regulat și voluntar, își îndeplinește atribuțiile specifice funcției, ocupației sau meseriei pe care o deține în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, folosind tehnologia informației și comunicațiilor.”

Angajatorii sunt în drept să verifice activitatea telesalariatilor prin utilizarea tehnologiei informației și comunicațiilor, în condițiile stabilite prin contractul de muncă, regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă. Drept urmare aceștia vor trebui să actualizeze documentele de tipul Regulamentului Intern /contractului individual de muncă/contractului colectiv cu dispoziții clare în sensul celor anterior menționate.

Se elimină prevederea care obligă părțile să insereze în contractul de muncă sau actul adițional de telemunca locul/locurile desfășurării activității de telemuncă.

Se simplifică activitatea microîntreprinderilor

Dacă până acum atât microîntreprinderile, cât și întreprinderile mici, mijlocii și mari se supuneau acelorași prevederi din Codul Muncii, prin care erau obligate să întocmească Regulamentul Intern și fișele de post, Ordonanța de urgentă nr. 37 publicată în Monitorul Oficial nr. 474 din 06.05.2021 Partea I aduce modificări și completări la prevederile Codului Muncii referitoare la microintreprinderi, definite la art. 4 alin. (1) lit a) din Legea 346/2004 ca fiind acele companii care au pana la 9 salariați și realizează o cifră de afaceri anuală netă sau dețin active totale de până la 2 milioane de euro, echivalent in lei. Conform estimărilor Ministerului Muncii, 445.000 de microîntreprinderi din România au în momentul de față sub 9 angajați.

Astfel, pentru aceste microîntreprinderi, nu mai este obligatorie:

• Întocmirea Regulamentului Intern;
• Întocmirea fișelor de post pentru salariații microîntreprinderilor, specificarea atribuțiilor postului putând fi facută verbal. Prin excepție, la solicitarea scrisă a salariatului, angajatorul este obligat să comunice în scris fișa postului cu specificarea atribuțiilor postului.

În Codul Muncii va apărea așadar o modificare a articolului 241, noua prevedere fiind: Regulamentul intern se întocmeşte de către angajator, cu excepția microîntreprinderilor definite la art.4 alin.(1) lit.a) din Legea nr.346/2004 privind stimularea înfiinţării şi dezvoltării întreprinderilor mici şi mijlocii, cu modificările și completările ulterioare, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanţilor salariaţilor, după caz.

De asemenea, se modifică și art. 17, alineatul 4 din Codul Muncii care prevedea: Elementele din informarea prevăzută la alin. (3) trebuie să se regăsească și în conținutul contractului individual de muncă.

Prevederea din OUG 37/2021 este: ,,(4) Elementele din informarea prevăzută la alin. (3) trebuie să se regăsească şi în conţinutul contractului individual de muncă, cu excepția fișei postului pentru salariații microîntreprinderilor definite la art.4 alin.(1) lit.a) din Legea nr.346/2004 privind stimularea înfiinţării şi dezvoltării întreprinderilor mici şi mijlocii, cu modificările și completările ulterioare, pentru care specificarea atribuţiilor postului se poate face verbal;

Ministrul Muncii Raluca Turcan a precizat că acestea sunt acte birocratice care, pe lună, pentru o microîntreprindere cu doi angajați presupune completarea unui set foarte de consistent de documente. „Practic, am eliminat o muncă în plus pe care angajatorii pot să o desfășoare fie verbal în relația cu angajații, fie printr-un act scris de mână și asumat, întrucât vorbim despre microîntreprinderi care au nevoie de flexibilitate în aceste relații de muncă”, spune ministrul Muncii.

Prevederile din Codul Muncii sunt completate și modificate frecvent pentru a ține pasul cu realitățile din companii, precum și pentru a simplifica munca angajatorilor. Urmărește pe Global Manager cele mai recente știri din legislație.