Când vine vorba de evenimentul tău, participanții sunt, fără îndoială, prioritatea numărul 1, iar dorințele și preferințele lor ar tebui să fie în lumina reflectoarelor pe tot parcursul planificării.

Este foarte important să ceri feedback participanților la evenimentul tău (și cât mai des), pentru a te putea adapta, identifica potențiale probleme la care nici nu te-ai gândit, și chiar îmbunătăți modul în care te raportezi la niște aspecte. Puține persoane vor veni să își exprime în mod direct nemulțumirile, însă este foarte posibil să vorbească despre ele cu persoanele cunoscute, colegi, alți participanți și chiar prieteni, iar pe tine nu te ajută acest lucru pentru că deși nu știi ce ai putea să îmbunătățești, alți oameni vor ști.

Dar nu-i nimic, poți întotdeauna deschide un dialog cu participanții și dacă faci comunicarea accesibilă, e foarte probabil ca aceștia să fie foarte dispuși să își împărtășească gândurile și sugestiile. Însă, bineînțeles, există diferențe între a lua feedback doar de dragul de a o face și a lua feedback în mod profesionist, orientat cu adevărat către participant.

CE VREI, DE FAPT, SĂ AFLI DE LA PARTICIPANȚI

Întrebările de tip  –  ”Te-ai simțit bine la evenimentul X?” nu ne oferă deloc informații despre modul în care am putea optimiza experiența participanților, cum nu o fac nici întrebările cum ar fi ”Ai recomanda evenimentul X unui prieten?”. Vrem să aflăm mai mult și să utilizăm informația respectivă pentru a deveni din ce în ce mai buni cu acțiuni clare.

Vrem să știm

  • Cum ar evalua fiecare sesiune și de ce,
  • Care sunt evaluările lor pentru mâncare, cazare, orintare în spațiul dedicat,
  • Care au fost activitățile lor preferate din program și după program și de ce,
  • Unde au putut face networking și unde se așteptau să găsească dar nu au găsit,
  • De anume le-a plăcut cel mai puțin și de ce,
  • Care sunt sugestiile lor pentru edițiile viitoare, șamd.

Încearcă să formulezi întrebările în așa fel încât să poți extrage din ele pași concreți de acțiune.

Un alt element important în aflarea feedbacl-ului chiar util este adresarea întrebărilor la cald, pentru ca participanții să își aducă aminte cu cât mai mare exactitate detalii legate de fiecare aspect. Este esențial, deci, ca orice sondaj să apară în 24 de ore de la eveniment.

Participanții nu sunt singurii de la care ți-ai dori să afli feedback — alte elemente esențiale ale evenimentului tău sunt și sponsorii, partenerii, colaboratorii, speakerii, chiar și furnizorii și locația. Încearcă să afli feedback și de la ei, pentru a le asigura o experiență cât mai plăcută și, până la urmă, o continuare fructoasă a colaborării.

Deși există o mulțime de modalități prin care puteți obține informații de la participanți, trei dintre preferatele noastre sunt:

SONDAJ LA FAȚA LOCULUI

Utilizarea unei aplicații mobile este o modalitate rapidă și ușoară de a obține feedback la momentul respectiv, și poate ajuta la organizarea pe loc a unor mici adaptări. Datorită faptului că se întâmplă multe lucruri în același timp, chestionarele live ar trebui să fie scurte și la obiect

SONDAJE POST-EVENT

Trimiterea unui sondaj către participanții dvs. pentru feedback la eveniment nu este doar populară, ci este chiar de așteptat. După eveniment, participanții, partenerii și toate persoanele cărora vrei să le ceri feedback au mai mult timp să se gândească la ce au de spus și recomandat, iar pentru că îți dorești cu siguranță cât mai multe chestionare completate, nu îți fie teamă să-l trimiți de două ori sau să îi stimulezi să răspundă prin acordarea de premii.

FEEDBACK UNU-LA-UNU (ÎN SPECIAL PENTRU GRUPURILE MAI MICI)

În funcție de dimensiunea grupului dvs., feedback-ul unu-la-unu poate fi o modalitate excelentă de a înțelege cu claritate complexitatea modului în care s-au simțit anumiți participanți. Comunicarea personală cu oamenii la o cafea, la telefon sau chiar prin e-mail despre experiența lor este excelentă pentru a aborda feedback-ul negativ al oricui, precum și pentru a putea descoperi mai profund ceea ce le-a plăcut.

Pe măsură ce cereți feedback, asigurați-vă că răspunsurile vă sunt utile pentru adaptări viitoare prin întrebări care oferă date măsurabile. Pentru ușurința completării, limitează numărul de opțiuni de răspuns la cel mult 4–6 per întrebare. Prea multe variante de răspuns pot copleși respondenții și vă pot lăsa cu rezultate neclare.

ÎN CAZUL FEEDBACK-ULUI NEGATIV…

Știm cu toții că indiferent cât de mult încercăm, n-o să îi putem mulțumi niciodată pe toți, mai ales în cazul evenimentelor mari. Deși frustrant că încă îl primești după săptămâni de efort, acesta este, totuși foarte valoros și te poate ajuta să eficientizezi unele aspecte pentru evenimente viitoare.

În primul rând, nu o lua personal. Feedback-ul negativ are negătură cu experiența participanților la un eveniment și ar trebui luat ca atare — ca sfaturi pentru îmbunătățire ulterioară a calității acestuia. Feedback-ul negativ nu e menit să te facă să te simți oribil în legătură cu propria persoană. Învățăm din fiecare experiență și un organizator receptiv este unul cu adevărat ideal.

În al doilea rând, nu lăsa feedback neadresat. Dacă participanții au de spus ceva negativ la adresa evenimentului și se mai simt și ignorați în momentul în care aceștia încearcă să își comunice impresiile și sfaturile, fii sigur că ai gafat de 2 ori. Asigură-te că ai o modalitate de a adresa feedback-ul. Dacă acesta se referă la o problemă recurentă, despre care persoane vă scriu în mod repetat, trimite un e-mail sau fă o postare pe rețelele sociale în care vă cereți scuze pentru problemă. Dacă există, totuși, doar câteva persoane care oferă feedback, asigurați-vă că le scrieți personal și că încercați să indentificați problema din profunzime, pentru a vă da seama dacă ar trebui, totuși, să faceți ajustări sau nu.

Odată ce ați adunat toate feedback-urile despre eveniment și le-ați analizat, petreceți ceva timp gândindu-vă la cum îl puteți folosi pentru a face schimbări pozitive pentru evenimentele viitoare.

***

Abonează-te gratuit la newsletter-ul EventsOnline, aici, și vezi cele mai importante informații, sfaturi și noutăți din industria evenimentelor!

EventsOnline.ro este platforma evenimentelor business și profesionale. Organizatorii își pot posta gratuit evenimentele pe platformă, pentru ca informațiile să ajungă la participanți sau sponsori. Peste 30.000 de executivi, antreprenori și specialiști din toate domeniile accesează platforma lunar pentru a căuta informații despre evenimentele de interes.