Schimbările frecvente din legislația muncii și legislația fiscală cer mai mult timp necesar interpretării și realizării modificărilor necesare în documentele de administrare de personal și salarizare. Activitățile la zi din această zonă au probabil cea mai mare pondere pe agenda ta de lucru și te determină să muți activitățile de motivare a oamenilor în plan secund, cu efecte asupra retenției și, implicit, asupra bugetului companiei.

Pentru a susține business-ul în această perioadă dificilă din punct de vedere economic, este important să accesezi și facilitățile din partea statului precum șomajul tehnic, programul Kurzarbeit, bani pentru telemuncă. Pregătirea documentelor necesare, conform normelor stabilite de instituțiile statului, și depunerea lor la timp sunt activități care te pot pune însă în dificultate.

Și nu sunt singurele dificultăți pe care le întâmpini când încerci să gestionezi activitățile de salarizare și administrare personal în interiorul companiei.

Activitățile de raportare și găsirea talentelor potrivite – cele mai mari provocări ale companiilor

Conform unui studiu realizat de compania de consultanță financiară Ernst &Young în 2019, 20% dintre respondenți au spus că cea mai mare provocare este raportarea către management. Deși de multe ori se fac eforturi de coordonare a strategiilor de HR și payroll, în companii există în continuare divergențe legate de cine – cui raportează. Doar 57% dintre respondenți raportează activitățile de salarizare la HR, 29% către departamentul financiar, 9% către alte departamente și 5% către financiar/HR. Doar 49% dintre respondenți consideră că activitățile de salarizare ar trebui să se raporteze la HR.

În plus, companiile întâmpină probleme și în atragerea talentelor potrivite, 18% dintre respondenții studiului E&Y au spus că le este greu să găsească oameni specializați în activități de payroll care să cunoască și legislația muncii și legislația fiscală în materie de salarii, să aibă cunoștințe de IT, abilitatea de a se adapta la schimbări.

Cornel Anghel, Outsourcing Manager, și Silvia Manolache, Senior Outsourcing Manager în compania de consultanta in resurse umane BIA HR, îți spun care sunt dificultățile pe care le întâmpină acum companiile și care sunt beneficiile externalizării activităților de salarizare și de administrare personal.

Ce îi determină pe managerii companiilor să externalizeze serviciile de salarizare și administrare personal?

Principalele motive sunt complexitatea proceselor de payroll, administrare personal, Revisal, completarea Declarației 112, în contextul schimbărilor frecvente din legislație, precum și în contextul lipsei unor oameni de HR seniori și stabili. De asemenea, companiillor le lipsesc aplicațiile software potrivite. Acestea fie nu mai țin pasul cu modificările legislative și complexitate proceselor, fie sunt scumpe.

Cu ce probleme/situații se confruntă acum pe partea de salarizare și administrare personal, situații generate și de măsuri legislative/măsuri de ajutor financiar acordate de stat?

Legislația este într-o continuă schimbare datorită flexibilizării relațiilor de muncă, timpului de muncă, extinderii pachetelor de beneficii, precum și datorită dezvoltării mediului de afaceri. Specialiștii în payroll și administrare personal din companii întâmpină greutăți în monitorizarea acestor schimbări legislative și în punerea corectă în aplicare a acestora din cauza faptului că aceste prevederi nu sunt clare, iar instituțiile statului nu oferă răspunsuri clare pe teme precum Revisal, programul Kurzarbeit, șomaj tehnic, bani în telemuncă, concedii de supraveghere copii.

Care sunt beneficiile unei companii care externalizează serviciile de salarizare și administrare personal?

Managerii și antreprenorii se simt în siguranță știind că activitățile de payroll și administrare personal sunt în grija unor experți în legislația muncii, proactivi și mereu atenți la nevoile lor. De asemenea, conformitatea cu prevederile GDPR, stabilitatea echipei, predictibilitatea bugetului și reducerea costurilor sunt avantaje care merită subliniate.

8 avantaje ale externalizării activităților de salarizare și administrare personal

  • Te vei putea concentra pe dezvoltarea afacerilor și a capitalului uman din cadrul companiei, renunțând la operațiunile de rutină, legate de managementul personalului.
  • Vei observa o creștere a calității serviciilor de salarizare și administrare personal.
  • Compania ta vaține pasul cu modificările legislative și va avea acces la personal cu înaltă calificare, disponibil ori de câte ori ai întrebări despre aceste modificări.
  • Flexibilitateîn adăugarea de noi servicii, legate de exemplu de dezvoltarea teritorială.
  • Confidențialitateadatelor transferate companiei de consultanță în resurse umane, pentru procesele de salarizare și administrare personal.
  • Primești un cost predefinit, clar mai avantajos decât desfășurarea activității cu personal propriu (care implică salarii, bonusuri, tichete de masă, training-uri, team building-uri, echipamente IT, infrastructură birou, consumabile birotică, chirii spații de lucru, costuri cu fluctuația personalului din propriul departament HR, costuri cu achiziția de software specializat etc.)
  • Tehnologia software folosită de companiile care oferă servicii de salarizare și administrare personal asigură transparența și securitatea informațiilor puse la dispoziție de companiile partenere.
  • Vei avea un control mai bun asupra activităților de resurse umane, prin acuratețea rapoartelor furnizate.

Experiența angajaților în companie este tot mai importantă, iar prin externalizarea serviciilor de salarizare și administrare personal le oferi transparență în prelucrarea datelor și răspunsuri din partea unui personal calificat. Practic, compania ta este mult mai pregătită să țină pasul cu tendințele viitorului.  De asemenea, din poziția de manager poți acorda mai mult timp activităților de wellbeing, adaptarea lor la noile condiții de lucru fiind esențială pentru crearea unei experiențe plăcute de lucru.

 

Sursa foto: Freepik.com