După o pauză de aproape doi ani cauzată de COVID-19, industria evenimentelor a revenit în forță în 2022. Dar tocmai când credeam că am depășit cele mai dificile obstacole, presiuni din toate părțile ne așteaptă după colț. Un război în vecinătate, o creștere a inflației și probleme ale lanțului de aprovizionare au deja un impact asupra bugetelor evenimentelor actuale și ne putem aștepta ca acest fenomen să escaladeze în 2023.

Raportul anual ICE estimează o creștere cu 83% a costurilor legate de evenimente.

Dacă e să ne uităm și la partea pozitivă, costurile mai mari nu sunt doar o consecință a inflației și a altor provocări economice, ci pot fi văzute și ca un semn că încrederea în evenimente este în creștere. Desigur, și bugetele noastre de marketing pentru evenimente va trebui să fie mai mari în 2023 decât în 2021 sau 2020. La urma urmei, majoritatea evenimentelor au fost virtuale și au cerut bugete mai mici.

Acest articol explorează de ce bugetele pentru evenimente vor crește în 2023 și unde să aloci acești bani în plus.

Revenirea evenimentelor la scară largă
Să începem cu motivul mai încurajator pentru care ar trebui să vă măriți bugetul pentru evenimente în 2023. Nu ar fi pentru nimeni de mirare că în 2023 vom vedea mai multe evenimente corporate, conferințe și expoziții decât în ultimii trei ani. Mai multe evenimente înseamnă o cerință mai mare pentru mâncare, săli, divertisment, echipamente de producție și transport. S-ar putea să fie nevoie să vii cu o ofertă mai bună ca a altui organizator de evenimente pentru a contracta furnizorii pe care îi dorești.

Creșterea costului energiei
Recesiunea globală determină creșterea prețurilor la energie și, din păcate, evenimentele sunt creaturi înfometate de energie. Iată câteva soluții care te pot ajuta să reduci costurile:
● Folosește echipamente AV mai eficiente, cum ar fi lumini LED în locul becurilor fluorescente.
● Organizează evenimentul în timpul zilei sau în locații exterioare.
● Rezervă locații cu surse de energie regenerabilă, cum ar fi panouri solare
Gândind pozitiv, criza energetică poate motiva industria noastră să înceapă implementarea sustenabilității în moduri mai semnificative.

Costuri mai mari pentru alimente și băuturi
Crizele globale au afectat dramatic costurile alimentelor și băuturilor. Departamentul Agriculturii din SUA raportează că indicele alimentar a crescut cu 11,2% în ultimele 12 luni, așteptându-se să mai urce cu 3–4% în 2023.
În consecință, prețurile la catering au crescut și în 2022 și ar trebui să bugetați pentru acele creșteri și în 2023. Un sfat bun ar putea fi schimbarea cateringul hotelier cu restaurantele locale (dar așteaptă-te la creșteri ale costurilor și acolo).

Lipsa forței de muncă și Marea Demisie
Lucrătorii din industria ospitalității și evenimentelor au fost printre cei mai afectați de pandemie. Mulți oameni au început să caute locuri de muncă în alte industrii, din cauza mediului instabil. În consecință, nivelurile de personal pentru planificarea evenimentelor și operațiuni au scăzut la minime record.
Lipsa forței de muncă a lăsat multe locații și furnizori de servicii fără personal suficient. Din cauza opțiunilor limitate și a provocărilor de personal, costurile cu forța de muncă la eveniment au crescut și ele.

Costuri și standarde mai mari de producție pentru evenimente
De asemenea, costurile de producție a evenimentelor au crescut de la pandemie. Într-o eră a evenimentelor virtuale și hibride, producția remarcabilă a fost adesea harul salvator al evenimentului. Publicul s-a obișnuit cu un standard mai bun în fluxul live și consumul de conținut online al evenimentelor. Nu sunteți de acord că aveți nevoie de filmări de înaltă calitate care să vă atragă publicul? De asemenea, aveți nevoie de instrumente eficiente pentru a vă edita materialul în ceea ce arată la final ca o poveste coerentă și atrăgătoare, inspirațională și profesională.
Fiecare eveniment este o oportunitate de construire a brandului. Din fericire, tot tehnologia ne permite acum să folosim conținutul unui eveniment pe termen mai lung decât momentul în care acesta a avut loc și putem face asta în avantajul nostru financiar, folosind secvențe video, fotografii, prezentări și orice ar putea fi relevant pentru viitoare eforturi de marketing sau poți chiar genera bani din streamingul live.

Prețurile materiilor prime
Prețurile materiilor prime au crescut vertiginos. Dacă furnizorul tău consideră că este dificil să se aprovizioneze cu materii prime pentru evenimentul tău, acest lucru ar putea afecta atât costurile, cât și termenele de livrare — ceea ce ar putea compromite succesul evenimentului dacă nu este gestionat bine.

Așadar, pentru a profita la maximum de bugetul pentru eveniment în 2023, asigurați-vă că vă alegeți furnizorii cu mult timp în avans. Acest lucru vă va asigura că aveți suficient timp pentru negocierea prețurilor.
Întotdeauna am recomandat planificarea evenimentelor cu mult timp înainte. Numai acel sfat poate economisi organizatorilor sume semnificative de bani. Începeți să planificați cât de repede, fiți creativi cu bugetul și nu uitați de sustenabilitate!

***

Abonează-te gratuit la newsletter-ul EventsOnline, aici, și vezi cele mai importante informații, sfaturi și noutăți din industria evenimentelor!

EventsOnline.ro este platforma evenimentelor business și profesionale. Organizatorii își pot posta gratuit evenimentele pe platformă, pentru ca informațiile să ajungă la participanți sau sponsori. Peste 30.000 de executivi, antreprenori și specialiști din toate domeniile accesează platforma lunar pentru a căuta informații despre evenimentele de interes.