Cu cât diversitatea evenimentelor pe care le organizați este mai mare, cu atât mai diverse vor fi și audiențele atrase în cadrul acestora . Este ușor să avem impresia că știm deja ce își doresc participanții de la experiențele pe care le oferim, însă e posibil ca acest lucru să fie doar parțial adevărat, în special dacă numerele nu cresc exponențial de la o ediție la alta.

Obiectivele legate de satisfacția participanților sunt adesea ignorate în favoarea celor legate de satisfacția speakerilor sau a sponsorilor, însă acest lucru nu este tocmai sustenabil. Dacă participanții părăsesc evenimentele nesatisfăcuți, vor participa cu greu la următoarele, și cu siguranță nu își vor chema prietenii sau colegii.

Nu de multe ori putem întreba pe cineva ce cadou își dorește cu ocazia zilei de naștere, însă, ne putem întreba cu ușurință viitorii participanți ce își doresc de la evenimentul la care urmează să participe și care este feedback-ul în legătură cu organizarea acestuia după ce s-a încheiat. Cum? Simplu!

PRIN SONDAJE

În primele etape ale procesului de planificare, înainte de a începe să contractați servicii, să cumpărați consumabile și să angajați furnizori, ar trebui să obțineți cât mai multă informație despre participanți. De ce nu chiar de la ei?

Un sondaj scurt trimis pe mail, odată cu confirmarea participării poate face minuni indiferent dacă invitați o întreagă echipă, un departament sau o companie, trimite prin e-mail un formular de sondaj tuturor. Dacă evenimentul este mai mare decât atât, puteți include întrebări tip sondaj în formularul de înregistrare.

Făcând acest pas suplimentar în organizarea evenimentului puteți obține informații despre ceea ce le place participanților, ce ar dori să obțină de la eveniment, și ce ar adăuga cea mai mare valoare pentru ei. Apoi, puteți integra în eveniment ceea ce preferă majoritatea, dacă acest lucru se aliniază cu obiectivele evenimentului.

De exemplu, să presupunem că organizați o conferință pentru designeri web. Când participanții se înregistrează și își cumpără biletele, vor fi rugați să răspundă la câteva întrebări cu variante multiple despre tipurile lor preferate de mâncare, muzică și activități sociale.

Odată ce înregistrarea se închide (sau odată ce aveți suficiente date — totul depinde de cronologia dvs.), veți putea trage concluzii clare și aplicabile despre audiența despre care altfel ați fi putut doar intui.

S-ar putea să observați că cea mai comună preferință alimentară sunt bruschettele, că participanții preferă „muzică relaxantă, fără perturbări” și „networking organizat pe specializări”.

Aceasta este o mină de aur de informații pentru un planificator de evenimente, și îi ușurează viața prin simplificarea unor decizii și creșterea probabilității ca participanții să părăsească evenimentul simțindu-se ascultați, înțeleși și fericiți, chiar dacă pentru a realiza toate acestea au fost necesare doar un sondaj, niște bruschette, muzică relaxantă și zone de networking dedicate diverselor specializări din design-ul web.

Chiar dacă opțiunile oferite nu mulțumesc pe toată lumea pe deplin, participanții vor aprecia capacitatea de a personaliza evenimentul și vor simți că preferințele lor sunt importante pentru organizatori. Cine nu ar invita un prieten la un astfel de eveniment?

Planificarea în detaliu necesită timp și o potențială investiție mai mare, însă alegerea personalizării evenimentelor în funcție de preferințele reale ale participanților poate face diferența între un eveniment slab și unul organizat în mod profesionist.

***

Abonează-te gratuit la newsletter-ul EventsOnline, aici, și vezi cele mai importante informații, sfaturi și noutăți din industria evenimentelor!

EventsOnline.ro este platforma evenimentelor business și profesionale. Organizatorii își pot posta gratuit evenimentele pe platformă, pentru ca informațiile să ajungă la participanți sau sponsori. Peste 30.000 de executivi, antreprenori și specialiști din toate domeniile accesează platforma lunar pentru a căuta informații despre evenimentele de interes.